Syfte

Lindex Group har åtagit sig att skapa en arbetsmiljö som baserar sig på etiskt beteende, integritet och efterlevnad av lagstiftning och regelverk. Denna Säg till-policy är utformad för att uppmuntra alla Lindex Groups medarbetare och samarbetspartner att anmäla eventuella överträdelser av lagstiftning, regelverk, organisatoriska policyer eller etiska standarder utan rädsla för repressalier. Om du erfar eller upptäcker överträdelser relaterade till Lindex Group eller dess värdekedja ska du säga till.

Omfattning

Denna policy gälleralla som är associerade med Lindex Group, inklusive men inte begränsat till, alla medarbetare, praktikanter, leverantörer, intressenter, kunder och arbetare i Lindex Groups värdekedja.

Principer

Sekretess: Lindex Group är medveten om betydelsen av sekrett för att skydda individer som anmäler misstankar, och därför behandlas alla anmälningar konfidentiellt. Tillgången till rapporter och information om utredningar är begränsad till dem som ansvarar för utredningarna, och information kan vidarebefordras endast om det är nödvändigt och för att utföra utredningen. Trots alla åtgärder för bevarande av konfidentialiteten kan det i vissa förhållanden vara nödvändigt att bryta sekretessenför att slutföra en utredning eller följa lagkrav.

Förbud mot repressalier: Lindex Group förbjuder strikt repressalier mot en person som i god tro anmäler misstänkta överträdelser eller deltar i en utredning. Repressalier mot personer som anmäler misstankar enligt denna policy tolereras inte och kan leda till disciplinära åtgärder, inklusive uppsägning av anställnings- eller avtalsförhållandet.

Rättvis behandling: Personer som anmäler misstankar behandlas rättvist och med respekt under hela processen. Utredningar genomförs utan dröjsmål, objektivt och med respekt för alla involverade parters rättigheter.

Inga illvilliga eller falska anmälningar: Anmälningar enligt denna policy ska göras i god tro och vara baserade på rimlighet. Illvilliga eller avsiktligt falska anmälningar kan leda till disciplinära åtgärder.

Vilka misstankar kan rapporteras?

Du kan anmäla överträdelser av vår uppförandekod eller lagstiftning, vilket inkluderar men inte begränsar sig till bestickning och korruption, förskingring, utpressning, stöld, bedrägeri, penningtvätt, finansiella och skatterelaterade brott, internationella handelskontroller, förfalskning eller förstörelse av information, repressalier och straffåtgärder, rättigheter och skydd av personer, intressekonflikter, missbruk av konfidentiell information, mobbning, hot om eller faktiskt fysiskt våld, (sexuella) trakasserier eller diskriminering, barnarbete, tvångsarbete, prekär anställningspraxis, olagliga underentreprenader och miljöskador orsakade av verksamheten. Du kan också anmäla överträdelser relaterade till konkurrenslagstiftning, produktsäkerhet och -kvalitet, dataskydd, arbetarskydd, lagstadgade löner och avgångsvederlag, föreningsfrihet och gällande riktlinjer för arbetstid.

Hur ska en anmälan göras

Intern anmälan: Du kan göra en intern anmälan om missbruk till en teamchef eller en kollega på HR, Security, Sustainability, Legal eller Internal Audit. Om du anser att du inte kan anmäla misstankarna till någon av de ovan nämnda enheterna kan du göra det via vår säg till-portal.

Extern anmälan: Om du anser att dina misstankar inte har behandlats på ett relevant sätt kan du göra anmälan direkt till en extern tillsynsmyndighet eller relevanta statliga myndigheter. Inom EU har varje medlemsstat specifika behöriga myndigheter som tillhandahåller externa visselblåsningskanaler.

Anonym anmälan

Lindex Group har mekanismer för anonym anmälan via säg till-portalen för att möjliggöra anonyma anmälningar. När du gör en anmälan via säg till-portalen får du instruktioner för tvåvägskommunikation. Det kan hända att vi ber dig lämna ytterligare information för att gå vidare med utredningen. Du förblir anonym under hela dialogen. Om vi inte får svar från dig kan det påverka vår förmåga att behandla ditt ärende.

Utredning och uppföljning

När Lindex Group får en anmälan om misstankar utreds den utan dröjsmål på ett rättvist och opartiskt sätt.

När du anmäler misstankar får du en bekräftelse inom sju kalenderdagar. Du får ytterligare information om processen och behandlingen av anmälan samt resultaten. Du kommer att få respons om resultatet och/eller fallets status inom tre månader från anmälan, men ofta kommunicerar vi med dig under processen i informations- och uppdateringssyfte.

Anmälningar behandlas av handläggare på Lindex Groups Security, HR, Sustainability, Legal och/eller Internal Audit. Handläggarna kan också på eget initiativ starta utredningar utan att involvera ledningen och dra slutsatser av utredningar. Om anmälda misstankar föranleder en anmälan till brottsbekämpande organ kan handläggarna göra det under utredningen.

Anmälningar som görs centralt till Lindex Groups huvudkontor handläggs på koncernnivå, medan anmälningar till Lindex Groups dotterbolag handläggs på lokal nivå. Anmälningar via säg till-portalen handläggs på koncernnivå.

Anmälningar på lokal nivå kan avslöja strukturella problem eller problem som involverar två eller flera enheter inom koncernen. För att effektivt åtgärda sådana problem kan det bli aktuellt att göra det på koncernnivå, varvid anmälan handläggs på koncernnivå. Om detta blir aktuellt informerar vi dig på förhand så att du kan motsätta dig det. Om du motsätter dig handläggs anmälan inte på koncernnivå. Detta kan påverka vår förmåga att behandla ditt ärende.

Beroende på anmälans innehåll och geografiska läge eller om du yrkar det kan relevanta arbetstagarrepresentanter och/eller frivilligorganisationer involveras för att tillgodose alla parters rättigheter.

Om nödvändigt kan andra personer, vars expertis och information anses behövas i utredningen, involveras strikt konfidentiellt. Sådana personer kan till exempel vara interna eller externa jurister, rättsmedicinska experter eller revisorer. Tillgången till rapporter och information om utredningar är begränsad till dem som ansvarar för utredningarna, och information kan vidarebefordras endast om det är nödvändigt och för att utföra utredningen. Om någon av de personer som ansvarar för utredningar själv är föremål för misstankar får personen inte delta i utredningen.

Efter utredningen rapporteras slutsatserna av utredningen till relevant ledningsnivå inom Lindex Group eller divisionerna för att fatta beslut om åtgärder. Om lokal ledning inom Lindex Group är föremål för misstankar rapporteras slutsatserna av utredningen till Lindex Groups centrala ledning. Om ledningsteam inom Lindex Group är föremål för misstankar rapporteras slutsatserna av utredningen till Lindex Groups styrelse. Relevanta åtgärder vidtas om missbruk konstateras. Detta kan omfatta disciplinära eller korrigerande åtgärder, ändringar av policyer eller rutiner eller andra relevanta åtgärder.

Dataskydd och GDPR

Alla rapporterade misstankar raderas när de inte längre behövs i en utredning, i allmänhet inom två månader (60 dagar) från slutförandet av utredningen. Dokumentationen om utredningar anonymiseras: namn och adresser raderas liksom all annan information som direkt eller tillsammans med annan information kan kopplas till den person som gjorde anmälan eller som var föremål för misstankarna.

Slutsats

Lindex Group har åtagit sig att skapa en transparent, ansvarsfull och etisk kultur. Säg till-policyn säkerställer att misstankar som framställs av varje medarbetare inom Lindex Group tas på allvar och utreds adekvat.

Kontaktinformation

Om du har frågor om denna policy eller dess innehåll kan du kontakta den ansvarige för denna policy: Group Chief Legal Officer eller Lindexdivisionens Data Protection & Group Security Manager.

Översyn och uppdateringar

Denna policy revideras och uppdateras regelbundet för att säkerställa dess effektivitet och förenlighet med bästa praxis och rättsliga krav.

Godkännande

Denna säg till-policy har godkänts av Lindex Group Abp:s styrelse den 22 augusti 2024.