1. Allmänt

Bolagets styrelse verkar i enlighet med Lindexkoncernens bolagsordning och gällande lagstiftning. Styrelsens verksamhet regleras speciellt av aktiebolagslagen (624/2006) och värdepappersmarknadslagen (495/1989) samt av regler, föreskrifter och rekommendationer givna av myndigheter och Helsingfors Börs.

2. Styrelsens sammansättning och val av den

Enligt bolagsordningen ska bolagets styrelse bestå av minst fem och högst nio medlemmar. Mandatperioden för en styrelsemedlem inleds vid den bolagsstämma då han eller hon väljs och upphör vid slutet av följande ordinarie bolagsstämma.

Av den som väljs till medlem av styrelsen krävs kompetens för uppdraget och möjlighet att använda tillräckligt med tid för skötsel av uppdraget. Majoriteten av styrelsemedlemmarna måste vara oberoende av bolaget och minst två av medlemmarna även oberoende av bolagets största aktieägare i enlighet med definitionen av oberoende i Finsk kod för bolagsstyrning, vilken är godkänd av Värdepappersmarknadsföreningen rf.

De medlemskandidater som anmälts till styrelsen uppges i kallelsen till bolagsstämma, om kandidaten stöds av aktieägare i bolaget som innehar minst tio procent av rösterna som bolagets aktier berättigar till, och kandidaten har givit sitt medgivande till att bli vald.

En person som är första gången föreslagen till medlem av styrelsen ska delta i bolagsstämman som beslutar om valet, om det inte föreligger vägande skäl för hans/hennes frånvaro.

3. Styrelsens uppgifter

Enligt aktiebolagslagen svarar styrelsen för bolagets administration och organisering av verksamheten på ett ändamålsenligt sätt. Styrelsen ska vidare sörja för att övervakningen av bolagets bokföring och räkenskaper sker på ett behörigt sätt.

Styrelsen har i uppgift att främja bolagets och alla aktieägares intressen. Styrelsemedlemmarna representerar inte i bolaget de parter som föreslagit dem till medlemmar.

I syfte att genomföra sitt uppdrag sköter styrelsen bl.a. följande:

• sammankallar bolagsstämman
• styr och övervakar bolagets operativa ledning
• utnämner och avskedar bolagets verkställande direktör
• godkänner verkställande direktörens avtal och övriga förmåner
• godkänner lönesättningen och övriga förmåner för direktörerna som ingår i koncernens ledningsgrupp
• godkänner principerna för bolagets riskhantering
• fastställer bolagets strategiska och ekonomiska mål på lång sikt
• godkänner budgeten
• fattar beslut om betydande enskilda investeringar samt företags- och fastighetsaffärer

Styrelsen följer insiderregler sammanställda av NASDAQ Helsinki Oy, Centralhandelskammaren och Finlands Näringsliv EK och är bunden att arbeta i enlighet med dem och bolagets egna insiderregler. Vidare har respektive medlem av styrelsen tystnadsplikt gällande samtlig information om bolaget eller annat ärende som han eller hon erhåller i egenskap av styrelsemedlem.

4. Styrelseordförandens uppgifter

Styrelsen väljer inom sig en ordförande och vice ordförande för ett år i sänder.

Styrelseordföranden bl.a.

• sammankallar till styrelsemöten
• godkänner den föredragningslista för styrelsemöten som verkställande direktören uppgjort
• svarar för att ett protokoll upprättas över varje styrelsemöte
• efter behov håller kontakt såväl med verkställande direktören som med styrelsemedlemmarna mellan möten
• svarar för att bestämmelserna i föreliggande arbetsordning iakttas i styrelsens arbete

5. Styrelsens beslutsförfarande

Styrelsen är beslutför när fler än hälften av dess medlemmar är närvarande. Beslut fattas genom majoritetsbeslut. Om rösterna faller jämnt avgör ordförandens röst. Om dock rösterna faller jämnt vid val av ordförande avgör lotten.

Enligt aktiebolagslagen är en styrelsemedlem jävig att delta i behandlingen av ett ärende som gäller ett avtal mellan styrelsemedlemmen och bolaget. Vidare får en styrelsemedlem inte delta i behandlingen av ett ärende som gäller ett avtal mellan bolaget och tredje part och som förväntas bereda styrelsemedlemmen sådan väsentlig fördel som eventuellt strider mot bolagets intressen. En styrelsemedlem bör alltid överväga att jäva sig i situationer där det objektivt betraktat är möjligt att se en intressekonflikt, dock med beaktande av styrelsemedlemmars skyldighet att ta ställning till frågor som berör bolaget och sörja för att bolagets intressen förverkligas.

6. Styrelsemöten

Styrelsen sammanträder enligt en på förhand avtalad tidtabell normalt 8–11 gånger om året. Vid behov anordnas extra möten som även kan vara telefonmöten. Styrelsemöten hålls även vid behov i samband med att man bekantar sig med bolagets olika enheter i hemlandet samt utomlands. Styrelsen håller varje år minst ett strategimöte där bl.a. bolagets strategiska mål på lång sikt fastställs.

Kallelse till styrelsemöte och det viktigaste mötesmaterialet tillställs styrelsemedlemmarna en vecka före mötet. Protokoll upprättas för styrelsemötena och de undertecknas av styrelsens ordförande, protokolljusteraren som väljs vid mötet samt mötets sekreterare

Av bolagets operativa ledning deltar verkställande direktören, ekonomidirektören och direktören för juridiska ärenden, som verkar som sekreterare för mötet, regelbundet i styrelsemötena. Dessa är inte medlemmar av styrelsen. I styrelsemötena deltar vidare två representanter för personalen som inte heller är medlemmar av styrelsen. Den ena representanten för personalen väljs av Lindex Group Abp’s koncernnämnd och den andra av föreningen som representerar de högre tjänstemännen vid Lindex Group Abp.

Styrelsen meddelar antalet styrelsemöten som anordnats under räkenskapsåret samt medlemmarnas genomsnittliga deltagande i styrelsemötena i procent.

7. Värdering av styrelsens verksamhet

Styrelsen utvärderar sina resultat årligen. Syftet med värderingen av styrelsens verksamhet är att utreda hur styrelsens verksamhet har förverkligats under året samt utgöra en grund vid en bedömning av styrelsens verksamhetssätt, sammansättning och val av eventuella nya medlemmar.

8. Styrelsens kommittéer

Styrelsen har inom sig utsett en revisionskommitté och en belöningskommitté vars arbetsordning styrelsen fastställer. Styrelsen ansvarar för de uppdrag som den ger kommittéerna och styrelsen fattar kollektivt beslut som hör till den. Revisionskommittén och belöningskommittén avlägger varje år rapport till styrelsen.

9. Belöning av styrelsemedlemmarna

Aktieägarnas nomineringskommitté bereder belöningen av styrelsemedlemmar. Bolagsstämman fastställer styrelsemedlemmarnas arvoden.

Information om styrelsens belöningar publiceras årligen i redogörelsen om löner och belöningar (länken öppnas på samma flik).