Tarkoitus

Lindex-konserni on sitoutunut luomaan työympäristön, jossa toimitaan eettisesti ja rehellisesti sekä noudatetaan lakeja ja määräyksiä. Ilmoituskanavapolitiikan tarkoituksena on rohkaista kaikkia Lindex-konsernin palveluksessa tai sen kanssa työskenteleviä ilmoittamaan huolenaiheista, jotka koskevat mahdollisia lakien, asetusten, organisaation politiikoiden tai eettisten normien rikkomuksia vailla pelkoa vastatoimista. Jos koet tai havaitset väärinkäytöksiä, jotka liittyvät Lindex-konserniin tai sen arvoketjuun, ilmoita niistä.

Vaikutusalue

Tämä politiikka koskee kaikkia Lindex-konsernin kanssa tekemisissä olevia henkilöitä, mukaan lukien kaikki henkilöstö, harjoittelijat, alihankkijat, myyjät, sidosryhmät, asiakkaat ja Lindex-konsernin arvoketjun työntekijät.

Periaatteet

Luottamuksellisuus: Lindex-konserni huolehtii luottamuksellisuudesta huolenaiheista ilmoittavien henkilöiden suojelemiseksi, ja kaikki ilmoitetut huolenaiheet käsitellään luottamuksellisesti. Tutkintaan liittyvien raporttien ja tietojen saanti on rajoitettu vain tutkintaa suorittaviin henkilöihin, ja tietoja voidaan välittää eteenpäin vain tiukasti tarpeellisuusperiaatteella ja ainoastaan tutkinnan suorittamista ja täytäntöönpanoa varten. Vaikka luottamuksellisuus pyritään kaikin tavoin säilyttämään, on selvää, että tietyissä olosuhteissa tutkimuksen perusteellisuus ja oikeudellisten vaatimusten noudattaminen edellyttää luottamuksellisuuden rikkomista.

Vastatoimien kieltäminen: Lindex-konserni kieltää ehdottomasti vastatoimet henkilöille, jotka tekevät vilpittömässä mielessä ilmoituksen epäillystä väärinkäytöksestä tai osallistuvat tutkimukseen. Tämän politiikan mukaisesti huolenaiheita esille tuoviin henkilöihin kohdistuvia vastatoimia ei suvaita, ja ne voivat johtaa oikeudellisiin seuraamuksiin, joista saattaa jopa seurata työ- tai sopimussuhteen päättäminen.

Oikeudenmukainen kohtelu: Huolenaiheista ilmoittavia henkilöitä kohdellaan oikeudenmukaisesti ja kunnioittavasti koko prosessin ajan. Tutkimukset tehdään nopeasti, puolueettomasti ja kaikkien osapuolten oikeuksia kunnioittaen.

Ei pahansuopia tai vääriä ilmoituksia: Tämän politiikan mukaisesti tehdyt ilmoitukset on tehtävä vilpittömässä mielessä ja niiden on perustuttava kohtuulliseen olettamukseen. Vilpilliset tai tietoisesti väärät ilmoitukset voivat johtaa oikeudellisiin seuraamuksiin.

Mitä huolenaiheita voidaan ilmoittaa?

Voit ilmoittaa toimintaperiaatteidemme tai lain rikkomisesta, johon sisältyy muun muassa lahjonta ja korruptio, kavallus, kiristys, varkaus, petos, rahanpesu, rahoitus- ja verorikokset, kansainvälisen kaupan valvonta, tietojen väärentäminen tai tuhoaminen, kostotoimet ja rankaisutoimenpiteet, henkilöiden oikeudet ja suojelu, eturistiriidat, luottamuksellisten tietojen väärinkäyttö, kiusaaminen, uhkailu tai fyysinen väkivalta, (seksuaalinen) häirintä tai syrjintä, lapsityövoima, pakkotyö, epävarmat työsuhdekäytännöt, laiton alihankinta ja toiminnan aiheuttamat ympäristövahingot. Voit myös ilmoittaa rikkomuksista, jotka liittyvät kilpailulainsäädäntöön, tuoteturvallisuuteen ja -laatuun, henkilötietojen suojaan, työturvallisuuteen, lakisääteisiin palkkoihin ja irtisanomiskorvauksiin, yhdistymisvapauteen ja soveltuviin työaikaa koskeviin ohjeisiin.

Miten huolenaiheesta ilmoitetaan

Sisäinen raportointi: Kannustamme ilmoittamaan huolenaiheista sisäisesti tiiminvetäjällesi, esihenkilöllesi tai henkilöstöhallinnossa, turvallisuustoiminnossa, vastuullisuustoiminnossa, lakiasioissa tai sisäisessä tarkastuksessa toimivalle kollegalle. Mikäli heille ilmoittaminen tuntuu epämukavalta, voit ilmoittaa huolenaiheistasi ilmoituskanavassamme.

Ulkoinen raportointi: Jos uskot, että huolenaiheeseesi ei ole vastattu asianmukaisesti, voit ilmoittaa asiasta suoraan ulkoisille sääntelyviranomaisille tai asianmukaisille valtion virastoille. EU:ssa kullakin jäsenvaltiolla on nimetyt toimivaltaiset kansalliset viranomaiset, jotka vastaavat ulkoisten raportointikanavien tarjoamisesta väärinkäytösten ilmoittamista varten.

Anonyymi raportointi

Lindex-konsernilla on ilmoituskanava, joka helpottaa nimetöntä raportointia. Kun lähetät viestin ilmoituskanavaan, saat ohjeet suojattua kaksisuuntaista viestintää varten. Saatamme pyytää sinulta lisätietoja tutkimusta varten. Pysyt nimettömänä koko tämän keskustelun ajan. Jos emme saa sinulta vastausta, se voi vaikuttaa mahdollisuuksiimme käsitellä asiaasi asianmukaisesti.

Tutkimus ja seuranta

Lindex-konserni tutkii ilmoitetut huolenaiheet viipymättä oikeudenmukaisesti ja puolueettomasti.

Kun ilmoitat huolenaiheesta, saat vahvistuksen seitsemän kalenteripäivän kuluessa ilmoituksesi vastaanottamisesta. Sinulle ilmoitetaan tarkemmin ilmoituksen käsittelystä ja siihen liittyvästä prosessista sekä tapausta koskevasta päätöksestä. Saat palautetta tapauksen lopputuloksesta ja/tai tilanteesta kolmen kuukauden kuluessa siitä, kun ilmoituksesi on vastaanotettu, mutta olemme usein yhteydessä sinuun koko prosessin ajan tiedottamista ja lisätietoja varten.

Ilmoitettuja huolenaiheita käsittelevät Lindex-konsernin turvallisuus-, henkilöstö-, vastuullisuus-, lakiasiain- ja/tai sisäisen tarkastuksen yksiköt. Tapausten käsittelijöillä on myös valtuudet käynnistää tutkimukset itsenäisesti ilman johdon osallistumista ja tehdä tutkimuksen perusteella johtopäätöksiä. Jos raportoitu huolenaihe edellyttää ilmoitusta lainvalvontaviranomaiselle, tapauksen käsittelijöillä on valtuudet tehdä tällainen ilmoitus tutkinnan aikana.

Lindex-konsernin pääkonttorille tehdyt ilmoitukset käsitellään konsernitasolla, ja paikallisesti Lindex-konsernin tytäryhtiöille ilmoitetut huolenaiheet käsitellään paikallisella tasolla. Ilmoituskanavaan tulleet huolenaiheet toimitetaan Lindex-konsernille.

Paikallistasolla raportoidut huolenaiheet voivat paljastaa rakenteellisen ongelman tai ongelman, joka vaikuttaa kahteen tai useampaan konsernin yksikköön. Tällaisten huolenaiheiden tehokas käsittely voi edellyttää konsernitason osallistumista, jolloin raportti saatetaan lähettää konsernitasolle jatkokäsittelyä varten. Jos näin tapahtuu, ilmoitamme sinulle etukäteen ja annamme sinulle mahdollisuuden vastustaa sitä. Jos vastustat konsernitasolle lähettämistä, ilmoitustasi ei lähetetä. Tämä voi vaikuttaa mahdollisuuksiimme käsitellä asiasi asianmukaisesti.

Huolenaiheen ja sijainnin mukaan tai pyynnöstäsi työntekijöiden tai henkilöstön edustajia ja/tai kansalaisjärjestöjä voidaan käyttää tukemaan kaikkien osapuolten oikeuksia.

Muita henkilöitä voidaan tarvittaessa ja ehdottoman luottamuksellisesti käyttää apuna, mikäli heidän asiantuntemustaan ja tietojaan pidetään välttämättöminä asianmukaisen tutkinnan kannalta. Tällaisia henkilöitä ovat sisäiset ja ulkoiset juristit, rikostekniset asiantuntijat ja tilintarkastajat. Tutkintaan liittyvien raporttien ja tietojen saanti on rajoitettu vain tutkintaa suorittaviin henkilöihin, ja tietoja voidaan välittää eteenpäin vain tiukasti tarpeellisuusperiaatteen mukaisesti ja ainoastaan tutkinnan suorittamiseksi ja täytäntöönpanoa varten. Jos joku tutkintaa tai täytäntöönpanoa hoitavista henkilöistä on huolen kohteena, kyseinen henkilö suljetaan tutkimuksen ja täytäntöönpanon ulkopuolelle.

Tutkinnan jälkeen sen tulokset ja päätelmät raportoidaan Lindex-konsernin ja divisioonien johdolle, joka tekee päätöksen toimenpidesuunnitelmasta. Jos huolenaihe koskee Lindex-konsernin paikallista johtoa, tutkinnan tulokset ja johtopäätökset raportoidaan Lindex-konsernin johdolle. Jos huolenaihe koskee Lindex-konsernin johtoryhmää, tutkinnan tulokset ja johtopäätökset raportoidaan Lindex-konsernin hallitukselle. Asianmukaisiin korjaaviin toimiin ryhdytään mikäli tutkimuksissa todetaan väärinkäytöksiä tapahtuneen. Toimet voivat olla oikeudellisia seuraamuksia, korjaavia toimenpiteitä, toimintatapojen tai rutiinien muutoksia tai muita tarpeellisiksi katsottuja toimia.

Tietosuoja ja GDPR

Kaikki ilmoitetut huolenaiheet poistetaan, kun niitä ei enää tarvita tutkinta- ja täytäntöönpanotarkoituksiin, yleensä kahden kuukauden (60 päivän) kuluessa tutkinnan päättymisestä. Tutkinnan asiakirjat anonymisoidaan: nimet ja osoitteet poistetaan, samoin kuin kaikki muut tiedot, joista voitaisiin suoraan tai yhdessä muiden tietojen kanssa epäsuorasti tunnistaa joko huolen ilmoittanut henkilö tai huolen kohteena oleva henkilö.

Yhteenveto

Lindex-konserni on sitoutunut luomaan avoimuuden, vastuullisuuden ja eettisen käyttäytymisen kulttuurin. Tämän ilmoituspolitiikan tarkoituksena on taata ja vakuuttaa kaikille Lindex-konsernin palveluksessa tai sen kanssa työskenteleville, että heidän huolenaiheensa otetaan vakavasti ja käsitellään asianmukaisesti.

Yhteystiedot

Jos sinulla on kysyttävää tästä politiikasta tai sen sisällöstä, ota yhteyttä politiikan vastuuhenkilöön eli konsernin lakiasiain johtajaan tai Lindex-divisioonan tietosuoja- ja turvallisuuspäällikköön.

Tarkistaminen ja päivitykset

Tätä politiikkaa tarkastellaan säännöllisesti uudelleen ja päivitetään tarvittaessa, jotta voidaan varmistaa, että se on tehokas ja noudattaa parhaita käytäntöjä ja lain vaatimuksia.

Hyväksyntä

Lindex Group Oyj:n hallitus on hyväksynyt tämän ilmoittamispolitiikan 22.8.2024.